Общая информация

Номер извещения: 0190300004624000087

Наименование объекта закупки: Оказание услуг по оцифровке (сканированию) архивных документов из фондов отдела по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Муравленко и загрузке их в государственную информационную систему "Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа"

Способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя): Открытый конкурс в электронной форме

Конкурс проводится в соответствии с ч. 19 ст. 48 Закона № 44-ФЗ

Наименование электронной площадки в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: РТС-тендер

Адрес электронной площадки в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: http://www.rts-tender.ru

Размещение осуществляет: Уполномоченный орган АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА МУРАВЛЕНКО

Контактная информация

Организация, осуществляющая размещение: АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА МУРАВЛЕНКО

Почтовый адрес: 629603, ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ, ГОРОД МУРАВЛЕНКО, УЛИЦА ЛЕНИНА, 80

Место нахождения: 629603, ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ, ГОРОД МУРАВЛЕНКО, УЛИЦА ЛЕНИНА, 80

Ответственное должностное лицо: Павлов А. С.

Адрес электронной почты: torgi@muravlenko.yanao.ru

Номер контактного телефона: +73493855161,факс+73493855097

Факс: 83493855097

Дополнительная информация: Ответственное должностное лицо заказчика - Руководитель службы по обеспечению деятельности Администрации города Муравленко – Данилова Зоряна Ярославовна. Контактное лицо контрактной службы (контрактного управляющего), телефоны специалист службы по обеспечению деятельности Администрации города Родионова Лариса Александровна, тел: 8 (34938) 55-129. Контактное лицо специалиста – разработчика описания объекта закупки (техническое задание), телефон: начальник отдела по делам архивов (муниципальный архив) Маркова Оксана Ивановна, тел: 8 (34938) 55-240.

Информация о процедуре закупки

Дата и время окончания срока подачи заявок: 24.04.2024 09:00

Дата рассмотрения и оценки вторых частей заявок на участие в закупке: 26.04.2024

Дата подведения итогов определения поставщика (подрядчика, исполнителя): 27.04.2024

Условия контрактов

Начальная (максимальная) цена контракта: 1238480.00 Российский рубль

Идентификационный код закупки: 243890600336589050100101160016311244

Требования заказчиков

1 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА МУРАВЛЕНКО

Начальная (максимальная) цена контракта: 1238480.00 Российский рубль

Информация о сроках исполнения контракта и источниках финансирования

Дата начала исполнения контракта: с даты заключения контракта

Дата окончания исполнения контракта: 24.12.2024

Закупка за счет бюджетных средств: Да

Наименование бюджета: Бюджет муниципального образования город Муравленко

Вид бюджета: Местный бюджет

Код территории муниципального образования: 71955000: Муниципальные образования Тюменской области / Муниципальные округа, городские округа Ямало-Ненецкого автономного округа / город Муравленко

Закупка за счет собственных средств организации: Нет

Финансовое обеспечение закупки

Всего: - Оплата за 2024 год - Оплата за 2025 год - Оплата за 2026 год - Сумма на последующие годы

1238480.00 - 1238480.00 - 0.00 - 0.00 - 0.00

Этапы исполнения контракта

Контракт не разделен на этапы исполнения контракта

Финансирование за счет бюджетных средств

Код бюджетной классификации Российской Федерации - Сумма контракта (в валюте контракта)

на 2024 год - на 2025 год - на 2026 год - на 2027 год

90301131230173030244 - 142094.00 - 0.00 - 0.00 - 0.00

90301131230191180244 - 1096386.00 - 0.00 - 0.00 - 0.00

Итого - 1238480.00 - 0.00 - 0.00 - 0.00

Код бюджетной классификации Российской Федерации: Сумма контракта (в валюте контракта)

Место поставки товара, выполнения работы или оказания услуги: ЯНАО, г. Муравленко, ул. Губкина, 57

Предусмотрена возможность одностороннего отказа от исполнения контракта в соответствии со ст. 95 Закона № 44-ФЗ: Да

Обеспечение заявки

Требуется обеспечение заявки:

Размер обеспечения заявки: 12384.80 Российский рубль

Порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявки на участие в закупке, а также условия гарантии: Обеспечение заявки на участие в закупке может предоставляться участником закупки в виде денежных средств или независимой гарантии. Выбор способа обеспечения заявки на участие в закупке осуществляется участником закупки. Денежные средства, предназначенные для обеспечения заявок, вносятся участниками закупок на специальные счета, открытые ими в банках, перечень которых установлен распоряжением Правительства РФ от 13.07.2018г. N1451-р. Требования к договору специального счета установлены ПП РФ от 30.05.2018 N626. Обеспечение заявки возможно путем блокирования денежных средств при наличии на специальном счете участника закупки не заблокированных денежных средств в размере, предусмотренном настоящим извещением. Обеспечение заявки на участие в закупке может обеспечиваться предоставлением независимой гарантии, соответствующей требованиям ст.45 44-ФЗ. Независимая гарантия должна быть включена в реестр независимых гарантий, размещенный в единой информационной системе. Независимая гарантия оформляется в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени гаранта. Независимая гарантия должна быть безотзывной и должна содержать информацию, указанную в ч.2 и 3 ст. 45 44-ФЗ (в том числе перечень документов, предоставляемых заказчиком гаранту одновременно с требованием об осуществлении уплаты денежной суммы по независимой гарантии), а также дополнительную информацию, указанную в ПП РФ от 08.11.2013 N1005, составлена по типовой форме. Срок действия независимой гарантии должен составлять не менее месяца с даты окончания срока подачи заявок. Государственные, муниципальные учреждения не предоставляют обеспечение подаваемых ими заявок на участие в закупках. Особенности обеспечения заявок участниками закупок из стран ЕАЭС (постановление Правительства РФ от 10.04.2023 N 579) в Приложении № 6 извещения.

Реквизиты счета для учета операций со средствами, поступающими заказчику

Реквизиты счета для учета операций со средствами, поступающими заказчику: "Номер расчётного счёта"03232643719550009000 "Номер лицевого счёта"903010009 "Код поступления" Информация отсутствует "БИК"007182108 "Наименование кредитной организации"РКЦ г. Салехард (УФК по Ямало-Ненецкому автономному округу) "Номер корреспондентского счета"40102810145370000008

Реквизиты счета для перечисления денежных средств в случае, предусмотренном ч.13 ст. 44 Закона № 44-ФЗ (в соответствующий бюджет бюджетной системы Российской Федерации)

ИНН получателя: 8906003365

КПП получателя: 890501001

КБК доходов: 90311610061010000140

ОКТМО: 71955000

Номер единого казначейского счета: 40102810145370000008

Номер казначейского счета: 03100643000000019000

БИК ТОФК: 007182108

Получатель: УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМУ АВТОНОМНОМУ ОКРУГУ (АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА)

Обеспечение исполнения контракта

Требуется обеспечение исполнения контракта:

Размер обеспечения исполнения контракта: 10.00%

Порядок обеспечения исполнения контракта, требования к обеспечению: Контракт заключается после предоставления участником закупки, с которым заключается контракт, обеспечения исполнения контракта в порядке, указанном в ст. 96 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. №44-ФЗ, с учетом положений ст. 37 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. №44-ФЗ. Исполнение контракта может обеспечиваться предоставлением независимой гарантии (ст. 45 закона № 44-ФЗ, ПП РФ от 08.11.2013 N1005) или внесением денежных средств на указанный заказчиком счет, на котором в соответствии с законодательством Российской Федерации учитываются операции со средствами, поступающими заказчику. Способ обеспечения исполнения контракта, срок действия независимой гарантии определяются участником закупки с которым заключается контракт, самостоятельно. При этом срок действия независимой гарантии должен превышать предусмотренный контрактом срок исполнения обязательств, которые должны быть обеспечены такой независимой гарантией, не менее чем на один месяц, в том числе в случае его изменения в соответствии со статьей 95 Федерального закона № 44-ФЗ . Обеспечение исполнения контракта распространяется на весь объем обязательств, предусмотренный контактом.

Платежные реквизиты: "Номер расчётного счёта"03232643719550009000 "Номер лицевого счёта"903010009 "Код поступления" Информация отсутствует "БИК"007182108 "Наименование кредитной организации"РКЦ г. Салехард (УФК по Ямало-Ненецкому автономному округу) "Номер корреспондентского счета"40102810145370000008

Требования к гарантии качества товара, работы, услуги

Требуется гарантия качества товара, работы, услуги: Да

Информация о требованиях к гарантийному обслуживанию товара: Гарантии Исполнителя и гарантийные обязательства: Исполнитель гарантирует качественное оказание услуг в соответствии с Техническим заданием (Приложение №1), а также Приложениями № 1-7 к Техническому заданию. Исполнение обязательств по настоящему контракту не нарушит имущественных и неимущественных прав Заказчика и третьих лиц.

Требования к гарантии производителя товара: Все услуги по составлению текстовой сопроводительной документации, приему, оцифровке документов и их сохранности Исполнитель выполняет в соответствии с требованиями по организации хранения документов Архивного фонда РФ указанных в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Срок, на который предоставляется гарантия и (или) требования к объему предоставления гарантий качества товара, работы, услуги: Гарантийный срок на оказываемые Исполнителем услуги составляет 12 месяцев со дня приемки оказанных услуг.

Обеспечение гарантийных обязательств

Требуется обеспечение гарантийных обязательств:

Размер обеспечения гарантийных обязательств: 12384.80 Российский рубль

Порядок предоставления обеспечения гарантийных обязательств, требования к обеспечению: Гарантийные обязательства могут обеспечиваться предоставлением независимой гарантии (ст. 45 закона № 44-ФЗ) или внесением денежных средств на указанный заказчиком счет, на котором в соответствии с законодательством Российской Федерации учитываются операции со средствами, поступающими заказчику. Способ обеспечения исполнения гарантийных обязательств, срок действия независимой гарантии определяются участником закупки с которым заключается контракт, самостоятельно. При этом срок действия независимой гарантии должен превышать предусмотренный контрактом срок исполнения обязательств, которые должны быть обеспечены такой независимой гарантией, не менее чем на один месяц, в том числе в случае его изменения в соответствии со статьей 95 Федерального закона № 44-ФЗ (ч. 3 ст. 96 закона № 44-ФЗ). Предоставление обеспечения гарантийных обязательств осуществляется до оформления документа о приемке выполненных работ (оказанных услуг).

Платежные реквизиты: "Номер расчетного счета"03232643719550009000 "Номер лицевого счета"903010009 "Код поступления" Информация отсутствует "БИК"007182108 "Наименование кредитной организации"РКЦ г. Салехард (УФК по Ямало-Ненецкому автономному округу) "Номер корреспондентского счета"40102810145370000008

Информация о банковском и (или) казначейском сопровождении контракта

Банковское или казначейское сопровождение контракта не требуется

Дополнительная информация: Срок оказания услуг: со дня заключения контракта по 01.12.2024. Срок исполнения контракта (с учетом приемки и оплаты услуг Заказчиком): со дня заключения контрата по 24.12.2024.

Объект закупки

Оцифровка 1 листа документа формата А4, А3, А2, сохранение и перевод в определенные форматы хранения, перенумерация образов, составление карточек на документы и прикрепление образов к карточкам в ГИС ЭА в ЯНАО Идентификатор: 148004867 - 63.11.11.000 - - - - - Штука - 16.91 - 1158335.00

Описание массива архивных документов - 3.1. Массив представляет собой архивные документы постоянного срока хранения формата А4, А3, А2. В делах могут присутствовать отдельные нестандартные листы формата от А5 до А0. Архивные документы с печатными и рукописными текстами, черно-белые и цветные. Заполнение двустороннее, постраничное и в разворот. Документы выполнены как на бланках различных шаблонов, так и не на бланках. В массиве документов, предназначенных к оцифровке, имеются документы с угасающим текстом, документы на кальке, газеты, фото. 3.2. В делах могут встречаться загрязнение бумаги, чернильные подтеки; механические повреждения, выраженные разрывами листов, проколами, закручиванием углов и краев; утрата отдельных частей листов; выцветание текста. Дела сшиты и оформлены в обложки различного типа. В основном, документы сшиты нитью, корешки дел проклеены коленкором. 3.3. Состояние документов удовлетворительное. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Основные требования к выполнению загрузки в ГИС ЭА - – PDF/A - файл с обложкой дела, листом использования, листом заверителем, внутренней описью загружается в ГИС ЭА на уровне дела в раздел «НСА»: Рубрика – Фонд – Опись - Дело»; – в подразделе Документ соответствующего Дела создается документ (формируются реквизиты карточки документа), в деле создается документ (формируются реквизиты карточки документа), к которой прикрепляется PDF/A - файл со страницами дела, без обложки дела, листа использования, листа заверителя, внутренней описи; – автоматическое заполнение полей (реквизитов) карточки документа из данных карточки дела согласуется Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг; – загрузка информационного ресурса не должна привести к уничтожению (повреждению) информационного ресурса, загруженного ранее; – при сдаче-приемке оказанных услуг Исполнитель предоставляет Заказчику отчет о загрузке информации в ГИС ЭА (приложение 5); – подключение к ГИС ЭА сотрудников Исполнителя осуществляется в соответствии с Порядком функционирования ГИС ЭА (опубликован на сайте службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа https: //spda. yanao. ru/documents/active/145920/). - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Оцифровка архивных документов - Наименование услуг Количество* Подготовка документов к оцифровке (проверка нумерации, при необходимости расшивка) 100% дел требуют расшивки; Оцифровка 68 500 листов; Формат листов: А3, А4, А2 *количество дел/листов при пересчете может составить разницу с указанным количеством до 10% общего объема Обработка графических образов Маркировка графических образов Проверка массива отсканированных образов на предмет дефектов сканирования и их исправление Подшивка (переплет) оцифрованных архивных дел Структурирование графических образов в соответствии с файловой структурой массива: Фонд n , Опись n , Дело n , JPEG , PDF Запись информации на носители информации Загрузка созданного информационного ресурса в государственную информационную систему «Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» (далее – ГИС ЭА) Удаление информации с рабочих станций, серверов Исполнителя - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Порядок и условия оказания услуг (1) - 4.1. Требования к подготовке документов, оборудованию и персоналу. 4.1.1. Архивные документы предоставляются Исполнителю к моменту начала оказания услуг на основании заказа (требования) на выдачу архивных документов и далее по мере оцифровки архивных документов с учетом обеспечения бесперебойной оцифровки. 4.1.2. Выдача и возврат архивных дел для работы, согласно условий технического задания, осуществляется в архивохранилищах Заказчика представителем Исполнителя. Дата, время и объем единиц хранения обговаривается с хранителем фондов либо лицом его замещающим. Перемещение архивных дел осуществляется при соблюдении мер по защите документов путем применения специальных видов упаковок. 4.1.3. Исполнитель составляет и своевременно обновляет журнал приема-передачи дел (приложение 1). В процессе приема-передачи дел на оцифровку Заказчиком и Исполнителем производится первоначальная проверка листажа. В случае выявления неточности при нумерации листов дела, об этом немедленно ставится в известность Заказчик, и оформляется соответствующая запись в журнале приема-передачи дел. При передаче дел после оцифровки Заказчику Исполнитель обеспечивает получение подписи ответственного работника Заказчика в графе «Подпись принявшего дела от Заказчика». Журнал приема-передачи дел передаётся Заказчику при сдаче-приемке оказанных услуг. 4.1.4. Исполнитель составляет и своевременно обновляет журнал учета передвижения дел (приложение № 2) на участке оцифровки и предоставляет данные учета Заказчику еженедельно. Итоговый журнал учета передвижения дел предоставляется Заказчику при сдаче-приемке оказанных услуг. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Порядок и условия оказания услуг (2) - 4.1.5. Все операции с делами на всех этапах работ должны производиться с соблюдением следующих правил: – хранение оригиналов только в горизонтальном положении; – запрещается держать оригиналы на весу; – запрещается растягивать листы документов для уменьшения кривизны сканируемых страниц (при наличии таких документов Исполнитель должен применять сканеры с плоским прижимным стеклом для оригиналов с небольшим количество страниц, и с V-образным стеклом и V-образной книжной колыбелью для оригиналов с количеством страниц, превышающим 40 единиц); – запрещается делать рукописные пометки на страницах документов и использовать клеящиеся стикеры; – запрещается применять любое умышленное механическое воздействие на документ способное привести к изменению их физического состояния и сохранности (надрыв, разрыв сцементированных документов, т.е. слипшиеся за счет действия воды, клея и т.д. отдельных листов в деле или целые дела). 4.1.6. В целях исключения потери информации на электронном образе в сравнении с оригиналом (к примеру, текст уходит в корешок) расшивка и последующая прошивка или переплет архивных дел (как старыми, так и при необходимости заменяемыми на новые обложки, предоставляемые Заказчиком) производится Исполнителем под контролем Заказчика. После расшивки, дела приводятся в первоначальный вид (листы сшиваются на нитку), переплет дел сохраняется в том виде, в котором он был сшит ранее. При брошюровании дела сшивка происходит только по ранее сделанным (старым) проколам (отверстиям). Порядок нумерации следования листов документов после сшивки соответствует порядку нумерации следования листов до расшивки дел. Исполнитель осуществляет сверку порядка нумерации листов после сшивки и своевременно устраняет обнаруженные нарушения самостоятельно. После проведения оцифровки все расшитые дела подшиваются в полном объеме. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к индексированию документов (1) - Индексирование документов должно вестись поэтапно с помощью комбинации ручных и автоматических методов индексирования и верификации. Технология по индексированию документов должна отвечать следующим требованиям: – последовательное выполнение операций обработки документов. После выполнения каждой операции проводится проверка корректности выполненной операции. Только после проверки получаемые в результате данные передаются на следующий этап обработки; – параллельная обработка одних и тех же документов разными операторами при обработке одного массива; – интегральная проверка массива данных, которая проводится при завершении каждой отдельной операции; – интегральная проверка результирующего массива данных, которая проводится при завершении всех операций; – сохранение информации об авторе, выполнившем внесение данных в запись БД. В технологической системе обработки документов должна сохраняться полная информация о том, кто из операторов, когда и какие операции выполнял; – при выполнении индексирования документов Исполнитель должен выполнить разделение массивов графических образов архивного дела на две директории. – файлы графических образов архивного дела должны быть распределены на две директории: – директория №1 должна содержать файлы - обложку дела, внутреннюю опись, лист использования, лист заверитель; – директория №2 должна содержать файлы - страницы архивных документов и значимые оборотные страницы. 6.1. Результат оцифровки дел: – файлы графических образов страниц документов, ориентированные по тексту, выровненные и обрезанные по краю листа; – в одной директории должны быть сохранены образы одного архивного документа. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к режиму оцифровки (5) - 5.10. Исполнитель проводит сканирование тестовой части массива (1 000 листов) и передачу графических образов Заказчику для подтверждения критериев качества. Тестовая часть массива должна содержать все встречающиеся варианты документов-оригиналов. Результаты тестового сканирования оформляются актом приемки тестовой части массива электронных копий, который является основанием для допуска Исполнителя к оказанию услуг по оцифровке всего массива единиц хранения. 5.11. Рабочие станции Исполнителя, используемые для оказания услуг по оцифровке, должны быть оборудованы защищенными корпусами, номерными пломбами, USB порты должны отсутствовать или быть физически заблокированы. Несанкционированная передача информации на сторонние устройства во время проведения оказания услуг должна быть исключена. 5.12. При оказании услуг по сканированию, Исполнитель обязан использовать на всех стадиях предоставления услуги исключительно лицензионное программное обеспечение, в части операционных систем, офисного программного обеспечения, программного обеспечения для обработки и проверки графических образов и по первому требованию Заказчика предоставить копии лицензий. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к индексированию документов (3) - Схема маркировки файла формата PDF/A ЛЗ (листа заверителя): 123Л_5а_89_ЛЗ_(2), где: 123 Л– номер фонда; 5 – номер описи; а – литера к номеру описи; 89 – номер единицы хранения (дела); ЛЗ_(2) - количество листов в листе заверителе. – маркировка файлов JPEG и PDF/A-файлов собранного дела согласуется Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг. – наименование файлов с образами страниц должно быть инкрементным; 6.5. Исполнитель по итогам оказания услуг по оцифровке должен обеспечить перед вывозом оборудования с объекта Заказчика полную очистку памяти серверов и рабочих станций с использованием специальных программно-технических средств, сертифицированных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты информации. При сдаче-приемке оказанных услуг Исполнитель должен предоставить Заказчику акт удаления информации с рабочих станций и серверов (приложение № 4). 6.6. Для обеспечения максимальной сохранности документов Заказчика, при проведении оцифровки, используются хлопковые перчатки. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к режиму оцифровки (1) - 5.1. Полноцветные изображения в режиме RGB с цветовым разрешением 24 бита для всех дел; формат выходного файла JPEG с копией собранного дела в формате PDF/A (с отдельными фондами, делами с распознанным текстом по согласованию с Заказчиком); разрешение оцифровки архивных дел согласуется с Заказчиком (разрешение не менее 300 dpi), при сканировании дел, имеющих тонкие линии, мелкие детали, фотодокументов, чертежей, карт, а также дел в плохом физическом состоянии применяется разрешение не менее 600 dpi. 5.2. Требования к сканирующему оборудованию. Для оказания услуг по оцифровке Исполнитель должен использовать профессиональное оборудование: планетарные сканеры. Планетарные сканеры должны быть оснащены книжной колыбелью для сканирования нерасшиваемых архивных дел и лампами холодного света, либо LED светодиодными осветителями. Система освещения должна настраиваться под характеристики архивных дел - как программно, так и путем произвольного размещения элементов освещения. Планетарные сканеры должны обеспечивать: бесконтактный способ сканирования, исключающий физическое повреждение документов; размер области сканирования – не менее 604?430 (длина ? высота); читаемость предельной группы по Тест-объекту читаемости ТО-2, выполненному по варианту А ГОСТ 13. 1. 701-95; автоматическую очистку изображений от фонового мусора, выравнивание, убирание теней, обрезку краев; качественное сканирование документов, плотность бумаги которых составляет от 40 г/м2 до 250 г/м2. Исполнитель должен обеспечить калибровку сканирующего оборудования прикладным программным обеспечением с использованием Тест-объектов согласно ГОСТ 13. 1. 701-95 в оттенках серого цвета с глубиной 8 бит по следующим параметрам: оптическое разрешение; уровень белого; уровень черного; равномерность освещенности; фокусировка; контрастность. Требования к тестированию и настройке сканирующего оборудования. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к режиму оцифровки (2) - 5.3. Для обеспечения стабильности показателей качества получаемых графических образов. Исполнитель обязан проводить ежедневную юстировку (настройку, калибровку) сканирующего оборудования. Юстировка должна проводиться Исполнителем перед началом процесса сканирования с помощью специализированного программного обеспечения автоматического контроля качества сканирования с наглядной визуализацией параметров качества сканирования. Юстировка оборудования должна заключаться в измерении основных показателей при помощи сканирования Тест-объектов (ISO 12653, ISO 29861), а также белого листа и любой страницы из оцифровываемого массива документации и автоматической оценке программными средствами результатов сканирования по заданным параметрам. Должен производиться контроль по следующим параметрам: – определение значения уровня яркости (значение «точки белого») по всему полю сканирования; – определение значения «точки черного» - соответствие черного цвета заданной норме; – определение значения средних тонов («точка серого») - соответствие нейтральных оттенков заданной норме; – определение неравномерности освещенности. Результаты контроля должны ежедневно фиксироваться в журнале калибровок. При выявлении отклонений в показателях Исполнитель проводит калибровку (настройку) сканирующего оборудования. Факт проведения калибровки (настройки) оборудования и его результаты должны быть отображены в журнале калибровок. Журнал калибровок должен быть представлен Исполнителем по первому требованию Заказчика. 5.4. Основные требования к выполнению оцифровки. При оказании услуг должны быть выполнены следующие основные требования: – создание информационного ресурса должно выполняться силами Исполнителя на технических средствах Исполнителя, путём массовой оцифровки архивных документов; – оцифровка архивных дел должна производиться однократно. Ресканы архивных документов не допускаются; – сканирующее оборудование Исполнителя не должно воздействовать на архивные дела инфракрасным и ультрафиолетовым - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к режиму оцифровки (3) - – для сканирования не расшиваемых или повреждённых документов должен быть предусмотрен бесконтактный способ сканирования со 100%-ной гарантией качества сохранности оригинальных документов, обеспечивающий сканирование листов без надрывов, сломов, надломов и т. д. Сканирование ветхих единиц хранения должно выполняться с раскрытием дела на угол не более 90 градусов; – ориентация электронного образа соответствует ориентации страницы в оригинале (допустимое отклонение не более 5°), поворот или зеркальное отображение изображения не допускается; – правила обращения с архивными документами и порядок сдачи-приёмки дел согласовывается Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг; – при создании информационного ресурса должна быть обеспечена возможность оцифровки дел формата от А6 до А0; – необходимо сканировать все листы дел, включая обложку, согласно с отметкой в листе-заверителя об исключении из процесса оцифровки листов документа от Заказчика; – при сканировании вокруг документа должно быть обеспечено свободное поле размером 0,5 см – 1 см с тем, чтобы был виден край листа документа; – при наличии документов с информацией, заполняющей разворот страниц, сканирование должно выполняться в разворот, а созданная электронная копия в последствии не должна подвергаться графической обработке (постраничной обрезке); учету в итоговом объеме сканирования подлежат все заполненные символьно - знаковой информацией страницы (лицевая и оборотная стороны документов) за исключением: – страниц, не имеющих символьных и графических элементов несущих информацию, кроме изображения фона носителя (вержеров, понтюзо, филиграни и т.п.); – вторые обложки, если не входят в нумерацию; – пустые оборотные стороны листов с нумерацией (номер должен быть перенесен на лицевую сторону силами Заказчика); – листы с надписью «не сканировать»; – пустые листы без нумерации; – задней обложки. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к режиму оцифровки (4) - 5.5. При сканировании страниц сложной конструкции (например, к краю страницы документа приклеена отгибающаяся вставка, исписанная с обеих сторон текстами, имеющими прямое отношение к содержанию основной страницы, и, в то же время, в любом положении закрывающая собой те или иные элементы изображения основной страницы) должны создаваться несколько файлов с вариантами исполнения изображения одной и той же страницы с разных ракурсов или положений носителя либо его деталей таким образом, чтобы все без исключения элементы, несущие информацию, были отражены на изображениях этой группы файлов без отрыва от основного контекста. Учет образов в данном случае осуществляется по количеству созданных электронных копий, в результате чего допускается увеличение количества электронных образов документа с соблюдением именования файлов электронных копий в соответствии с архивными шифрами. 5.6. Сканирование большеформатных документов, физический размер которых превышает область сканирования, должно быть выполнено по частям с последующей обработкой – объединением электронных копий в один графический образ целого документа. Все созданные электронные копии при данной работе обязательно сохраняются в рабочей - копии. Для склейки изображения необходимо нанесение реперных точек для корректного совмещения изображения. Учет образов в данном случае осуществляется по количеству исходных сканов, в результате чего допускается увеличение количества электронных образов документа с соблюдением именования файлов электронных копий в соответствии с архивными шифрами. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к индексированию документов (2) - 6.2. Файловая структура массива: • Примерная схема маркировки папки дела формата JPEG : 123Л_5а_89, где: 123Л– номер фонда; 5 – номер описи; а – литера к номеру описи; 89 – номер единицы хранения (дела); Файлы с образами страниц дела в формате JPEG размещаются в папку JPEG . Примерная маркировка файлов JPEG: 0000001 0000002 0000003 0000004 ………. маркировка должна обеспечивать отображение файлов в ГИС ЭА ЯНАО в порядке нумерации листов дела. 6.3. В папку PDF включают PDF/A-файлы (PDF/A-файлы с распознаваемым тестом, по согласованию с Заказчиком) собранного дела (преобразованные из JPEG в многостраничные файлы) соответствующий тексту традиционного дела. На каждое дело формируются 4 PDF/A-файла: – PDF/A - файл с обложкой дела, листом использования; – PDF/A – файл с внутренней описью; – PDF/A (с распознанным текстом по согласованию) – файл со страницами дела, без обложки дела, листа использования, листа заверителя, внутренней описи; – PDF/A – файл с листом- заверителем. 6.4. Примерная схема маркировки файлов на уровне дела в PDF/A формате: Схема маркировки файла формата PDF/A титульного листа (0)-обложки) и ЛИ (листа использования): 123Л_5а_89_0_ЛИ_(2), где: 123 Л– номер фонда; 5 – номер описи; а – литера к номеру описи; 89 – номер единицы хранения (дела); 0- титульный лист (обложка); (2) - количество листов в листе использования. Схема маркировки файла формата PDF/A ВО (внутренней описи): 123Л_5а_89_ВО_(2), где: 123 Л– номер фонда; 5 – номер описи; а – литера к номеру описи; 89 – номер единицы хранения (дела); ВО-(2) - количество листов во внутренней описи. Схема маркировки файла формата PDF/A (с распознанным слоем) на уровне документа: 123Л_5а_89_1_(15), где: 123 Л– номер фонда; 5 – номер описи; а – литера к номеру описи; 89 – номер единицы хранения (дела); 1 – номер документа; (15) - количество листов в документе. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Загрузка информационного массива (оцифрованных документов в электронном виде) на внешний электронный носитель/место хранения Идентификатор: 148004868 - 63.11.11.000 - - - - - Штука - 1.17 - 80145.00

Результат оказания услуг - Результатом оказания услуг по оцифровке архивных документов Заказчика и загрузке их в ГИС ЭА должен быть набор графических образов (электронных копий) листов архивных дел, записанные на переносные жесткие диски и загруженные в ГИС ЭА. Графические образы должны быть промаркированными, резкими (четкими) и отображать всю страницы дела целиком, включая все её кромки. В результате оказания услуг Заказчику должны быть представлены: № п\п Наименование документа 1 Журнал приема-передачи дел 2 Журнал учета передвижения дел 3 Список технического персонала, принимающих участие в оцифровке (до начала оказания услуг) 4 Журнал калибровок (по требованию Заказчика) 5 Протокол физического брака документов 6 Акт приемки тестовой части массива 7 Копии лицензий на программное обеспечение, используемое на всех этапах оказания услуг, в том числе операционные системы, офисное программное обеспечение, программы обработки и проверки графических образов (по требованию Заказчика) 8 Акт удаления информации с рабочих станций и серверов Исполнителя 9 Отчет о загрузке информации в ГИС ЭА 10 Протокол совместной проверки качества графических образов 11 Протокол проверки массива графических образов 12 SSD диски (электронный фонд пользования – подлинники, рабочие копии, изначальный массив необработанных графических образов после сканирования) 13 Документ о приемке 14 Гарантийное письмо о полном удалении информации со всего оборудования Исполнителя - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к контролю качества и к записи информации на внешние жесткие диски (2) - 8.2. Критерии и контроль качества оказываемых услуг по сканированию: – контроль качества графических образов осуществляется по их изображению на экране монитора с разрешением не менее 1920x1080 точек и/или по распечатке отдельных графических образов на принтере с разрешением 400 dpi. При визуальном контроле графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере должны иметь не более 5% точек («мусора») от общего фона, наличие информации и ее читаемость должна быть полной. При цветном режиме сканирования допускается нечитаемость на электронной копии серых (карандашных) символов или строк. В случаях, когда графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере не удовлетворяют данным требованиям, то такой графический образ признается бракованным; – допустимый процент бракованных графических образов устанавливается на уровне – 0,2% (два бракованных графических образа на 1000 графических образов); – в случае превышения процента брака результаты оказания услуг возвращаются Исполнителю на доработку; – исполнитель еженедельно проводит совместные проверки качества графических образов с Заказчиком, по итогам проверки Исполнитель составляет и предоставляет Заказчику протокол совместной проверки качества графических образов (Приложение 6). 8.3. Исполнитель, в ходе оказания услуг по оцифровке, обеспечивает проверку всего массива оцифрованных образов на предмет дефектов сканирования и их исправление. По итогам проверок Исполнитель предоставляет Заказчику протокол проверки массива графических образов (приложение 7). - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к контролю качества и к записи информации на внешние жесткие диски (1) - 8.1. Требования к записи информации на носители информации. Исполнитель записывает на приобретенные за свой счет на внешние носители информации типа SSD (интерфейс SATA III) (далее – SSD диск) сформированный массив графических образов. SSD диски формируются в 3-х экземплярах: подлинник, рабочая копия, изначальный массив необработанных графических образов после сканирования. SSD диски передаются заказчику в кейсах для хранения дисков за день до размещения в ЕИС документов о приемке. Запись на внешние носители информации должна быть произведена в соответствии с ГОСТ Р ИСО 13008 – 2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов». Исполнитель должен обеспечить применение программных средств ограничения и контроля записи массивов графических образов на внешние носители информации. По первому требованию Заказчика Исполнитель обязан предоставить лог-файл с действиями сотрудников Исполнителя в части копирования данных с рабочих станций и серверов на внешние носители информации. Каждый SSD диск должен маркироваться следующим образом: – краткое название архива; – порядковый номер жесткого диска – присваивается в валовом порядке; – дата оцифровки; – дата записи диска; – количество файлов; – объем файлов (Гб); – тип диска (электронные копии документов – подлинник, электронные копии – рабочая копия (дубликат), изначальный массив необработанных графических образов после сканирования; – а также номера фондов, описей и полный перечень ед. хр. (дел), записанных на данный носитель. Пример маркировки жесткого диска: Отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Муравленко, диск №1, 22. 04. 2014, 07. 05. 2014, 159 файла, 3,83 Гб, электронный фонд пользования – подлинник, Ф. 49, оп. 1, д. 1-120, 129-130. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Требования к защите информации от несанкционированного доступа - Работа с электронными копиями архивных документов должна осуществляться с обеспечением мер по защите информации от несанкционированного доступа, утечки по техническим каналам, программно-технических воздействий с целью нарушения целостности (модификации, уничтожения) информации в процессе ее обработки, передачи и хранения, а также работоспособности технических средств. Ответственность за сохранность информации при обработке электронных копий архивных документов в момент оказания услуг лежит на Исполнителе. Обеспечение защиты создаваемых электронных копий архивных документов от хищения, утраты, утечки, уничтожения, искажения и подделки при оказании услуг должно осуществляться правовыми, организационными и техническими мерами Исполнителя. Работа с оригиналами архивных документов и их электронными копиями должна осуществляться с обеспечением мер по предотвращению утраты бумажных носителей и защите информации от несанкционированного доступа, утечки по техническим каналам, программно-технических воздействий с целью нарушения целостности (модификации, уничтожения) информации в процессе ее обработки, передачи, хранении, а также работоспособности технических средств. 11.1. Исполнителем должны быть предприняты меры по обеспечению безопасности передачи информации по электронным каналам, предусматривающие: - неразглашение сведений конфиденциального характера должностными лицами и сотрудниками Исполнителя, участвующими в оказании услуг; – предотвращение несанкционированного копирования информации с носителей и технических средств Исполнителя; – гарантированное уничтожение информации из памяти серверов и рабочих станций после оказания услуг перед вывозом оборудования с объекта Заказчика с использованием специальных программно-технических средств. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Итого: 1238480.00 Российский рубль

Преимущества и требования к участникам

Преимущества

Преимущество в соответствии с ч. 3 ст. 30 Закона № 44-ФЗ

Требования к участникам

1 Единые требования к участникам закупок в соответствии с ч. 1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ

2 Требования к участникам закупок в соответствии с ч. 1.1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ

Ограничения

Не установлены

Критерии оценки заявок

Цена контракта

Значимость критерия оценки: 60.00%

Порядок оценки: Лучшим условием исполнения контракта по критерию оценки является наименьшее значение критерия

Квалификация участников закупки, в том числе наличие у них финансовых ресурсов, на праве собственности или ином законном основании оборудования и других материальных ресурсов, опыта работы, связанного с предметом контракта, и деловой репутации, специалистов и иных работников определенного уровня квалификации

Значимость критерия оценки: 40.00%

Порядок оценки: Лучшим условием исполнения контракта по критерию оценки является наибольшее значение критерия

Показатели критерия оценки:

1 Наличие у участников закупки опыта поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, связанного с предметом контракта

Значимость показателя: 60.00%

Порядок оценки по показателю :

1 Детализирующий показатель: Общая цена исполненных участником закупки договоров

Значимость детализирующего показателя: 100.00%

Порядок оценки по детализирующему показателю: Лучшим является наибольшее значение характеристики объекта закупки

2 Наличие у участников закупки на праве собственности или ином законном основании оборудования и других материальных ресурсов

Значимость показателя: 40.00%

Порядок оценки по показателю :

1 Детализирующий показатель: Перечень оборудования и других материальных ресурсов

Значимость детализирующего показателя: 100.00%

Порядок оценки по детализирующему показателю: Лучшим является наибольшее значение характеристики объекта закупки

Перечень прикрепленных документов

Обоснование начальной (максимальной) цены контракта

1 Приложение № 3 Обоснование НМЦК.xlsx.zip

Проект контракта

1 Приложение №2 Проект контракта оцифровка.docx.zip

Описание объекта закупки

1 Приложение № 1 Описание объекта закупки.docx.zip

Требования к содержанию, составу заявки на участие в закупке

1 Приложение № 5 Требования к составу и содержанию заявки (10).docx.zip

Порядок рассмотрения и оценки заявок на участие в конкурсах

1 Приложение № 4 Порядок рассмотрения и оценки заявок.docx.zip

Дополнительная информация и документы

1 Приложение №6 Особенности обеспечения заявок участниками закупок из стран ЕАЭС.docx.zip

Ссылки

Общая информация

Документы

Журнал событий